PENDOKUMENTASIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (DFD) SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB IV (Empat)

Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi

·         DFD

·         Analitycal dan System Flowchart

 

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real.

Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen.

Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan.

Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi tersebut diantaranya adalah:

1.      Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,

2.      Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,

3.      Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,

4.      Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,

5.      Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Pengertian Dokumen 

 Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana system bekerja.

Dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut.

Jenis dokumen terdiri dari dokumen primer, sekunder dan tersier. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut.

Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan system dikendalikan.

Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti  flowchart, Data flow digram, Entiti Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen / dokumentasi , program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan.

Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis system untuk selalu dapat berhubungan dengan system informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

DATA FLOW DIAGRAM

Pengertian DAD/DFD
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan  DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Tujuan DFD adalah :

1.      Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem

2.      Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD
Manfaat DFD adalah   :

1.      Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.      DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3.      DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Diagram arus adata menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan intitas dalam sebuah sistem. Pemakai utumanya adalah analisis sistem dan perancang sistem.

Diagram Arus Data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancang logis sistem guna mendokumentasikan perancang logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik dari perancangan sistem.

DATA FLOW DIAGRAM

Definisi DFD (DAD)

Diagram ArusData (Data Flow Diagram)adalahdiagram yang menggunakannotasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.

Biasanya digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisiknya.

Lingkungan fisikdi mana data tersebut mengalir (misal: lewat telepon, surat, dsb) dan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misal : disket, harddisk, dsb).

Bentuk DFD

Ada2 bentuk DFD :

1.      DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan untuk menggambarkan sistem yang sudah ada (sistem yang lama).

2.      DFD Logika (Logical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan untuk menggambarkan suatusi sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).

Kebaikan DFD

1.      Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah

2.      Dapat menunjukkan arus data di sistem

3.      Dapat menggambarkan proses paralel di sistem

4.      Dapat menunjukkan simpanan data

5.      Dapat menunjukkan kesatuan luar

Keterbatasan DFD

1.      DFD tidak menunjukkan faktor perulangan (Loop)

2.      DFD tidak menunjukkan proses keputusan (Decision)

3.      DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

DFD Fisik

Ditekankan pada bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (cara, oleh, dandimana), termasuk proses-proses manual.

DFD fisik harus memuat:

1.      Proses-proses manual juga digambarkan

2.      Nama arus data menunjukkan fakta penerapannya seperti nomor .formulir dan medianya (mis: Telpon,surat)

3.      Data store dapat berupa non-komputer

4.      Nama data store harus sesuai penerapannya

5.      Proses harus menunjukkan nama dari pemroses

DFD Logika

Tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yang dibutuhkan.

Sistem yang diusulkan belum tentu dipakai, jadi biasanya digambarkan secara logika dulu.                                                                                                                                                                                                                                                            Untuk sistem terkomputerisasi, biasanya proses-proses yang digambarkan berupa proses-proses komputer saja.         

Pedoman Menggambar DFD

1.      Identifikasi terlebih dulu semua external entity.

2.      Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan external entity

3.      Gambarlah terlebih dulu suatu Diagram Konteks (Context Diagram), kemudian Overview Diagram(Level 0) dan terakhir dibuat diagram rinci (level 1, 2 dst)

4.      Untuk memudahkan, buatlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dulu.

TINGKATAN DFD

1.      Di dalamDFD ada3 tingkatan(Level)

2.      Diagram Konteks(Context Diagram)

3.      Diagram Nol/ O (Overview Diagram / Level O)

4.      Diagram Rinci

DIAGRAM KONTEKS

·       Pendekatan terstruktur ini mencoba menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar.

·       Context diagram hanyamengandung satu (1) proses saja yg diberi nomor proses 0

·       Mewakili seluruh proses dari sistem dan menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (external entity)

Diagram Level O

ü  Sebelum membuat DAD level O, terlebih dulu buatlah Bagan Berjenjang(Hierarchy Chart) yg menggambarkan level proses-proses dalam DFD.                 

ü  DAD level O menguraikan proses yang ada pada Diagram Konteks menjadi beberapa proses yang lebih kecil.                                                                           

ü  Proses diberi nomor 1, 2,dst.

Diagram Rinci

ü  Menguraikan proses-proses yang ada di dalam Diagram Level O menjadi proses-proses yang lebih rinci.

ü  Ada proses yang masih dapat dipecah dan ada proses yang sudah tidak dapat dipecah.

ü  Proses-proses diberi nomor sesuai nomor proses sebelumnya (pada Level O) misal 2.1, 2.2, 3.1, dst

ü  Diagram Rinci merupakan level-level selanjutnya dan biasa disebut Level 1, Level 2, dst (Kalau ada)

ü  Setelah digambarkan masing-masing level rinci, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram

Penomoran Level Pada PDF

Nama Level	Nomor Proses
Diagram Konteks	Tidak Ada
Diagram 0	1.0 2.0 3.0
Diagram Level 1	1.1 1.2 1.3
Diagram Level 1	2.1 2.2 2.3 2.4
Diagram Level 1	3.1 3.2 3.3
Diagram Level 2	1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4
Diagram Level 2	2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4
Diagram Level 2	1 3.1.2 3.1.3
Dst

Simbol dan Komponen dalam DFD

Ada4 komponendidalamDFD:

1.      .External Entity (KesatuanLuar) atauBoundary (Batas sistem)

2.      Data Flow (ArusData)

3.      Process (Proses)

4.      Data Store(SimpananData)

Simbol dan Komponen dalamDFD

DeMarco and Yourdan Symbols	KETERANGAN	Gane and Sarson Symbols
	Source (Kesatuan Luar)
	PROSES
	DATA FLOW (Arus Data)
	DATA STORE (Simpanan Data)

1. External Entity

·         Kesatuan Luar (External Entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa.

Ø  orang, organisasi, atau sistem lainnya

Ø  yang akan memberikan input

Ø  atau menerima output dari sistem

Contoh            :

v  Suatu kantor, departemen/divisi perusahaan

v  Orang/ sekelompok orang intern

v  Organisasi/ orang diluar organisasi

v  Sistem informasi lain

v  Sumber asli suatu transaksi

v  Penerima akhir suatu laporan sistem

External Entity

Suatu external entity dapat disimbol kan dengan suatu notasi kotak Atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

 

                                   

                                                Atau

Gane & Sarson                                                                   Yourdon           

External Entity

External entity dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas

 

2. ArusData (Data Flow)

Ø  Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan kesistem atau hasil dari proses sistem.

Ø  Arusdata dialirkan dalam bentuk        :

o   Formulir atau dokumen

o   Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem

o   Tampilan/output layar komputer

o   Masukan untuk komputer

o   Komunikasi ucapan

o   Surat/memo

o   Data yang dibaca/direkam kesuatu file

o   Isian yang dicatat pada buku agenda

o   Transmisi suatu komputer kekomputer lain

Arus Data (Data Flow)

Ø  Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah, memiliki nama yg jelas (ditulis disamping garis panah) dan mempunyai arti.

Ø  Mengalir diantara proses, simpanan data, dan external entity.

 

                                                      Order Langganan

Arus Data (Data Flow)

Ø  KonsepSumberdanTujuanArusData

ü  Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses ATAU menuju kesuatu proses

ü  Proses                    bukan proses

ü  Bukan proses                     proses

ü  Proses                    proses

Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untu kmelakukan suatu proses.

3. Proses (Process)

Ø  Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari input arus data untuk menghasilkan output arus data.

 

                                                           

                                                                        ATAU

                                YOURDON                                                       GANE & SARSON

Proses (Process)

1.      Identifikasi Proses

          Umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas proses

2.      Nama Proses

              Menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.

o   Harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya

o   Berbentuk suatu kalimat yg diawali kata kerja

o   Diletakkan di bawah identifikasi proses di dalam simbol proses.

3.      Pemroses

o   Pada DFD fisik, proses tidak hanya dari komputer, tetapi jg proses manual (orang, mesin, dll), maka pemroses perlu ditunjukkan

o   Pada DFD Logika, hanya proses komputer saja, maka pemroses tidak perlu disebutkan

 

Identifikasi proses

                                                                                                   

                                                                                                    Nama Proses

                                                                                  Pemroses

Proses (Process)

                                                                                 

1.       Kartu Jam Kerja

 

2.         Kartu Jam Kerja

 

              Tingkat Upah

3.     

    Rincian Piutang

                                                                

4. Simpanan Data (Data Store)

Ø  Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

a.       File atau database di sistem komputer

b.      Arsip atau catatan manual

c.       Kotak tempat data di meja seseorang

d.      Tabel acuan manual

e.       Agenda atau buku

Ø  Nama data store harus menunjukkan nama dari filenya

Simpanan Data (Data Store)

Ø  Gambar simpanan data diDFD disimbol kan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujung nya.

 

Contoh            :

 

Simpanan Data (Data Store)

Ø  Arus data dari proses menuju data store menunjuk kan update terhadap data yang disimpan yang dapat berupa:

o   Menambah/menyimpanrecord/dokumenbaru

o   Menghapusrecord ataumengambildokumendarisimpanandata

o   Merubahnilaidata padadata store

Arus data yang berasal dari data store keproses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada didata store.

SimpananData (Data Store)

Bila proses melakukan keduanya, maka gambar yang bisa dibuat:

Menggunakan sebuah garis panah 2 arah:

Menggunakan Arus Data Terpisah